Adopter un vocabulaire commun. Optimiser les ressources. Rendre le processus plus efficace. Voici quelques-uns des objectifs derrière le nouvel outil de gestion du processus de conception des contenus en formation continue testé actuellement à l’Université Laval. Entrevue avec Benoît Ringuette, conseiller pédagogique universitaire et technopédagogue ayant participé à l’élaboration de cet outil.

Concevoir une formation comporte plusieurs étapes et implique de nombreux acteurs. « Je dirais que nous pouvons être autour d’une dizaine de personnes à participer à ce type de projet, que ce soit le client, les professeurs qui agissent à titre d’experts, les conseillers en développement des affaires, l’équipe de communications ou de production, détaille Benoît Ringuette. Cet outil de gestion nous permet donc d’adopter un langage commun. »

Ce qui est d’autant plus important depuis la fusion entre la direction générale de la formation continue et le service de placement de l’Université Laval l’an dernier, ce qui a fait gonfler l’équipe. « À la base, ce processus existait déjà au sein de l’équipe de conseillers pédagogiques, mais nous l’avons actualisé et bonifié », précise le conseiller.

En apparence simple, cet outil qui tient sur deux pages permet à tous les intervenants d’avoir une vue d’ensemble du projet, ajoute-t-il. « Notre outil permet d’établir les rôles et les responsabilités de chacun des acteurs à travers les grandes étapes de conception d’une formation, allant de l’obtention du mandat jusqu’à la livraison et la diffusion des contenus. Grâce à ce processus de gestion, chaque partie prenante devient plus autonome. »

En effet, avant l’adoption de cette méthode, la gestion reposait sur les épaules des conseillers en pédagogie universitaires, qui agissaient comme chef d’orchestre pour mener à bien ces projets du début à la fin. Aujourd’hui, en un simple coup d’œil, chaque acteur sait ce qui est attendu de lui, et à quel moment. Ainsi, tous les intervenants, que ce soit les clients, les professeurs ou les conseillers en développement des affaires sont sur la même longueur d’onde et comprennent leur importance dans la chaîne. Cette standardisation permet aussi de retrouver facilement l’information nécessaire, partagée à travers les différents livrables.

Un processus revu et amélioré

L’équipe en a aussi profité pour revoir tout son processus, si bien qu’une première étape — la définition du contrat — a été ajoutée. « Les conseillers pédagogiques ont un rôle à jouer dès cette étape, soit proposer des stratégies selon l’échéancier et le budget, souligne-t-il. Nous avons donc ajouté cette première étape qui nous permet d’amorcer le dialogue avec les conseillers en développement des affaires, de travailler en équipe dès le début, d’améliorer la compréhension du projet pour tout le monde et d’avoir de meilleures conditions pour la réalisation du projet. »

L’équipe a aussi pris le pouls des différents acteurs impliqués pour s’assurer de ne rien oublier au passage. « On leur a demandé s’ils voulaient prendre part à certaines étapes qui n’étaient pas indiquées dans l’outil. Cela nous a permis de bonifier le processus en nous assurant d’aller chercher l’expertise de chacun dans toutes les étapes pertinentes. » Par exemple, l’équipe de communication est maintenant informée des projets dès le début du projet, plutôt qu’à sa livraison. « Ils peuvent ainsi proposer de nouvelles avenues de communication qu’ils n’auraient pas eu le temps de développer autrement », fait-il valoir.

Aujourd’hui testée par l’équipe derrière la formation continue, ce processus de gestion permet de lancer les projets sur une base plus solide, pense Benoit Ringuette. « Dans un an, nous prévoyons consulter à nouveau les différents acteurs pour voir si nous pouvons améliorer encore cet outil. Mais je crois vraiment que ce processus nous permettra d’améliorer notre service, en diminuant les délais, en améliorant nos façons de faire et en utilisant l’expertise de tous », conclut Benoît Ringuette.

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